（三）對公文處理時效長期未能提升之機關，應委託學者專家或自行對本機關文書處理，予以整體檢討評估，並提出研究報告，以尋求改進方法與策略。 一百四十六、各機關應研訂文書流程管理稽核計畫，辦理定期或不定期檢核，依據檢核結果，確實檢討改進，並辦理獎懲。 （二）監察案件於行政院及所屬中央二級機關答復監察院後結案，監察院如有再詢問事項，視為「新案」，計列第2件。 一百二十八、監察法施行細則第20條：行政院或其所屬各機關接到糾正案，逾2個月尚未將改善與處置之事實答覆者，有關委員會應召開會議討論，得經決議以書面質問，或通知行政院或其所屬有關機關主管人員到院質問。 一百十八、立法委員質詢案件作業，要求行政院對立法院開議期間每一會次立法委員即席提出之質詢，行政院院長及各機關首長未答復部分與書面質詢部分，應於20日內以書面答復，送立法院轉知質詢委員。 （二）以「案」為單位，每1案計列1件，處理過程中如有另為之收發文件，另以他號方式處理，不另計列1案。
來人持同文件須面洽者，應先以電話與承辦單位接洽，如有必要再引至承辦單位，其所持文件應囑承辦單位補辦收文手續。 示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。 乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。
公文以電子交換者，其發送或登載日期應配合公文上之發文日期立即處理，避免發文日期與發送或登載日期產生落差。 公文校對完畢，應先檢查受文單位是否相符及附件是否齊全後，於原稿加蓋校對人員章，並於登錄後送監印人員蓋印。 在機關內傳遞屬於絕對機密、極機密文件、急要文件或附有大量現金、高額有價證券及貴重物品之公文，應由承辦人員親自持送。 承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。
文書檔案作業手冊: 文書管理
（一）機關每一公文全部流程，應建立完整登錄系統，予以正確登錄及統計其使用時間，作為稽催、統計、分析之依據，以發掘問題、有效稽催，防止積壓及偏差。 （一）行政機關均應實施文書流程管理，並將各單位列入管制範圍，機關總收、總發文件，或單位收文、單位發文、創簽、創稿文件或存查、簽結均應列入管制。 （二）文書流程管理之實施，為一整體作業，應由各級承辦人員自我管理做起，以業務單位主動導正為主，文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。 文書檔案作業手冊 3、使用與呈現：凡經點收歸檔之電子檔案均應依其設定之使用權限，將電子檔案列印成紙本或以電子郵件、線上瀏覽等方式提供使用，其中電子檔案線上瀏覽時，得提供任一陳核流程人員修改與批註文字之簽核頁面呈現功能。 審核處理：提供依申請審核結果登錄或修改申請內容，得視需要產出審核通知及檔案應用簽收單，提供線上查詢申請應用審核處理結果者，應具備身分認證之功能。 調案申請：提供以案件或案卷查詢結果，選擇調案範圍，並產出調案單或線上申請之功能，另得視需要註記機關間借調或調用檔案期限之登錄。
另因同類案件數量眾多，且符合第65點規定者，可以通案方式一次簽請機關首長或其授權人員核准，不必個別逐一提出申請，惟仍應個案擬訂執行情形管制表送專責管制單位列管。 3、應由主管單位敘明專案名稱與申請理由，並訂定作業時程及預定完成時間，送交專責管制單位依以往案件處理時間，審核其申請時間是否合理後，簽請機關首長或其授權人員核准。 1、策劃推動文書流程管理科學化、自動化，協同文書單位建置機關文書流程管理及線上簽核電腦化作業環境，協調解決文書流程管理共同性問題，訂定專案管制案件及其他特殊性案件申請、審核之標準流程及相關表格，以供稽催之用。 （四）依據處理時限標準，參照本機關公文處理各個過程情形，訂定每一過程之可使用時間，作為適時提醒各級人員處理公文參考準據。 例如：普通件時限為6日，其中承辦、會稿(簽)、核稿、判行，以及繕校、用印、發文時，只能使用其中部分時間，而預留其他過程之作業時間；可使用時間之分配，由各機關按其特性自行訂定。 （十八）特殊性案件：指一般公文因涉及之業務性質或內容複雜，需多方彙整或協調處理等原因，確難於來文速別時限內辦結，其複雜程度未符合第65點所定申請專案管制案件要件，經簽奉機關首長或其授權人員核准者。
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（一）訂定稽核項目與抽查百分比，分層實施檢核，俾能達到先期發現問題，適時糾正，以檢討得失尋求根本解決途徑。 文書檔案作業手冊 一百二十九、監察法施行細則第29條：依本法第30條委託調查之案件，受委託之機關應即進行調查，並將調查結果以書面答復監察院，如逾2個月尚未答復者，由監察院函催之。 一百二十七、監察法第25條：行政院或有關部會接到糾正案後，應即為適當之改善與處置，並應以書面答復監察院，如逾2個月仍未將改善與處置之事實答復監察院時，監察院得質問之。
３、簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利查閱。 文書檔案作業手冊 「正本」或「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。 我原訂2/27搭華航至東京（線上刷卡元大）因病毒擴散快～於事在2/20自費改期（線上更改刷卡台… 受理申請後，自受理日起15日內，本中心以書面通知申請人審核結果，必要時得以延長至30日（延長期間不得逾15日），如有補正資料者，自申請人補正資料送達日起算。 標準回郵信封2個，請分別貼足35元郵票及請用A4大小之信封，並詳實填寫姓名、地址及郵遞區號，以利辦理准考證及成績通知單寄發。 文書檔案作業手冊 6、逾限5日內辦結件數占逾限辦結件數百分比(6/10)：「逾限5日內辦結件數」與「逾限辦結件數」之比。
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（十三）處理時限：指按各類公文規定期限，或依公文處理速別或來文所定期限，自收文(或創簽稿)至發文(存查、簽結)之全部流程可使用時數或日數。 （五）專責管制單位：指依機關組織法規之掌理事項分工或經機關首長指定，負責綜理文書流程管理相關工作之單位（或受指派負責綜理文書流程管理專人所屬之單位）。 （二）各機關應針對登錄、統計、分析及稽催結果所發現之缺失與問題，研提改進措施，促使文書流程適時運用工作分析與簡化，達到處理迅速確實、提高行政效率及公文品質之要求。 4、檢調應用紀錄：提供記錄及依檢調申請日期範圍、檢調申請人或承辦單位等條件檢索，產出按分類號或案名之檔案調案次數或顯示檢調、應用紀錄，並提供列印功能。 檔案移轉目錄製作：提供依文件產生日期、分類號或檔號之起迄等為條件，產出按承辦單位、檔號排序製作及列印案卷或案件之檔案移轉目錄等功能。 審核註記：提供註記送審機關、核轉機關及國家發展委員會檔案管理局等權責機關對檔案銷毀目錄審核意見、批次處理銷毀文號與銷毀日期及提供史政機關使用之功能。
(五)信封檔所封裝之表單以1個為限，其檔案編碼方式則依收文端可判讀之編碼方式為準，若為完整呈現內容，則發文機關得產出本文呈現檔作為收文機關之參考依據。 (三)配合公文電子交換全程加密，應先產生加密金鑰，並將信封檔外部檔案透過加密金鑰進行加密，再以收文機關憑證公鑰將前述金鑰加密後產生加密交換表單檔後傳輸。 2、應符合政府憑證總管理中心相關項目之規定，並依政府憑證總管理中心所屬各憑證管理中心之憑證實務作業基準處理。 (七)公文以電子交換者，其發送或登載日期應配合公文上之發文日期立即處理，避免發文日期與發送或登載日期產生落差。 2、跨機關陳核會稿公文進行線上簽核，須確認送收方系統於中文字碼、文稿瀏覽、簽核電子檔編輯製作等皆可支援配合時行之。
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(九)承辦人員應注意附件檔之命名應與內容具關聯性，各簽核點人員若有內容異動，應附加版本資訊於附件檔名稱。 (五)線上簽核時，其本文及附件檔案大小，合計宜以不超過10MB （Megabyte）為原則，機關得視其網路環境及儲存設備空間自訂檔案大小限制。 (八)交換表單檔：指公文電子交換用之表單檔，載明收文機關資訊，內容以XML語法所組成，稱為SW（Switch）檔。 八十七、各機關應研訂文書流程管理稽核計畫，辦理定期或不定期檢核，依據檢核結果，確實檢討改進，並辦理獎懲。 ３、併辦案件：自首件收文之次日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數；其餘併辦公文於全案辦結時，以存查公文計算。
（三）立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件之性質與處理時限，與一般公文不同，應單獨管制統計。 （一）機關文書流程管理作業權責劃分應以本作業規範規定為基本原則，賦予機關內部單位、成員應負職責。 文書檔案作業手冊 各機關如因機關業務特性肇致實務作業有單位間權責劃分難符作業規範規定之情形，得依業務性質彈性調整。 (二)交換文件以信封封裝後進行公文電子交換，在交換過程中僅需剖析信封資訊，即可獲得所需之傳送資訊，並得透過傳輸對象管理封裝表單機制可將公文電子交換之應用，拓展至其他類型或檔案格式之公務文書。
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（五）人民陳情案件：依據「行政程序法」第七章及「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」之規定辦理。 （二）立法委員質詢案件：依據「立法院職權行使法」及「行政院與所屬各機關及直轄市政府辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。 二、行政院及所屬中央二級機關，於每月10日前請依格式統計填列，逕以網路填報方式將統計資料上傳國家發展委員會檔案管理局。 一百六十二、實施對象：各機關應對新進人員就各項文書流程管理作業規定實施訓練，另針對人員權責劃分，分別視需要進行重點訓練。
「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。 公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。 ２、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。 文書檔案作業手冊 文書檔案是很多辦公族群、學生族群日常接觸的檔案，不過市面上很少專門為文書檔案設計的管理工具，這次要和大家推薦 WonderFox Document Manage…
５、如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。 「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。
- １、答復案件：自收文之次日起至發文之日止（含本機關內部各單位會辦、會簽、會稿時間）所需日數扣除假日，為發文使用日數。
- (一)機關就適合線上簽核之非密等文書，得考量電子檔案長期保存風險，自行訂定線上簽核實施範圍，並於設備、人員能配合時，以線上簽核行之，依附錄2之圖2-3之線上簽核流程辦理。
- 如辦理過程需時超過6日者，應分別訂定處理過程各階段之期限，並明白公告於機關網站。
- 通知補正或因適用法令疑義而層轉核釋者，從其通知、函轉之日起，至補件、釋復之日止，所經過之期間得予扣除。
- 2、應符合政府憑證總管理中心相關項目之規定，並依政府憑證總管理中心所屬各憑證管理中心之憑證實務作業基準處理。
六十八、專案管制案件應嚴格審查、嚴密管制，以防泛濫失卻管制意義，並予詳細登錄，以備檢查。 文書檔案作業手冊 如有30日內能辦結之案件不當列為專案管制案件或承辦人員擅自變更處理時限情事，其業務單位主管及專責管制單位應負連帶責任。 公文時效統計分析與文書稽催均以公文之全部流程為範圍，為利於統計分析與稽催需要，公文從收文或創簽稿至發文、存查、簽結、歸檔之處理過程，均應有正確之資料登錄紀錄。 4、配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議，共同檢討改進單位文書流程，並適時提出公文時效優劣案件獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。 狹義文書稽催，指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢；廣義文書稽催，指公文辦結前後，對公文處理之一種稽查作業。
文書檔案作業手冊: 檔案應用相關表格
2、訴願人誤向訴願管轄機關或原行政處分機關以外之機關作不服之表示，收受之機關將事件移送原行政處分機關：宜以結案計列。 原行政處分機關收受之訴願書附具理由，或不依訴願人之請求撤銷或變更原行政處分者，應於20日內附具答辯書，並將必要之關係文件送於訴願管轄機關，並應將前項答辯書抄送訴願人。 （三）訴願人誤向訴願管轄機關或原行政處分機關以外之機關作不服原行政處分之表示者，其收受之機關應於10日內將該事件移送於原行政處分機關，並通知訴願人之案件。 前項第2款一再向原受理機關或其上級機關陳情而交辦者，受理機關得僅函知陳情人，並副知交辦機關已為答復之日期、文號後，予以結案。 文書檔案作業手冊 受理機關認為人民之陳情有理由者，應採取適當之措施；認為無理由者，應通知陳情人，並說明其意旨。
機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。 收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。 電子交換發文人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其它識別方式實施身分辨識程序，並於電腦系統確認相符後，始可進行發文作業。 分文人員應視公文之時間性、重要性，依本機關之組織與職掌，認定承辦單位並分別在右上角加蓋單位戳後，依序迅確分辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以提高承辦人員之注意。 層直接處理之案件，必要時得敘明「來（受）文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。
文書檔案作業手冊: 檔案室聯絡電話: ( 2653-6932
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